Auftragsverarbeitung (AVV)

Parteien

Verantwortlicher: der im jeweiligen Hauptvertrag/Bestellnachweis bezeichnete Kunde von OZID.it.

Auftragsverarbeiter: Marcel Gebhardt, handelnd unter OZID.IT, Güntherstr. 16a, 31167 Bockenem (nachfolgend „OZID.it“).

1. Gegenstand und Einbeziehung

1. Dieser Rahmen-AVV gilt für alle gleichzeitig oder nacheinander gebuchten OZID.it-SaaS-Dienste, soweit OZID.it dabei personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.
2. Welche Dienste und Verarbeitungen erfasst sind, ergibt sich aus dem Hauptvertrag und den jeweils einbezogenen Produktanlagen. Produktanlagen sind Bestandteil dieses AVV.
3. Der AVV kann elektronisch geschlossen werden. Die elektronische Fassung erfüllt die Anforderung an einen Vertrag in schriftlicher Form einschließlich elektronischer Form im Sinne von Art. 28 Abs. 9 DSGVO.

2. Dauer

Der AVV gilt ab seinem Abschluss für die Dauer jeder erfassten Auftragsverarbeitung. Er endet hinsichtlich eines Produkts, wenn die betreffende Auftragsverarbeitung beendet und die dortigen Auftragsdaten entsprechend Abschnitt 12 zurückgegeben oder gelöscht wurden. Pflichten, die ihrer Natur nach fortwirken, insbesondere Vertraulichkeit und Nachweisführung, bleiben bestehen.

3. Art, Zweck, Daten und Betroffene

Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus der jeweiligen Produktanlage bzw. dem Einzelauftrag. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der Verarbeitung, sofern sie nicht für die konkret beauftragte Lösung ausdrücklich vorgesehen und dokumentiert sind. Werden solche Daten – etwa in Praxis-, Gesundheits- oder vergleichbar sensiblen Prozessen – im Auftrag verarbeitet, bleibt der Kunde für die Zulässigkeit der Verarbeitung und die erforderliche Rechtsgrundlage verantwortlich; OZID.it verarbeitet diese Daten ausschließlich im dokumentierten Auftragsumfang und nach Weisung.

4. Weisungen

1. OZID.it verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, einschließlich hinsichtlich Drittlandübermittlungen, soweit nicht Unions- oder Mitgliedstaatenrecht eine Verarbeitung verlangt.
2. Hauptvertrag, dieser AVV, Produktanlagen und dokumentierte Nutzung der vorgesehenen Produktfunktionen gelten als anfängliche Weisungen.
3. Weitere Weisungen sollen über die vorgesehenen Support-/Administrationswege in Textform erfolgen. Weisungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs können nach vorheriger Information gesonderten Aufwand verursachen.
4. Hält OZID.it eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, informiert OZID.it den Kunden unverzüglich. OZID.it darf die Ausführung der betroffenen Weisung aussetzen, bis sie bestätigt, geändert oder ihre Rechtmäßigkeit geklärt wurde, soweit rechtlich zulässig.

5. Vertraulichkeit und Personal

OZID.it stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen und personenbezogene Daten nur im Rahmen ihrer Aufgaben und Weisungen verarbeiten. Berechtigungen sind nach Erforderlichkeit zu vergeben und regelmäßig zu überprüfen.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

1. OZID.it trifft die in der jeweils gültig einbezogenen TOM-Anlage beschriebenen Maßnahmen unter Berücksichtigung von Art. 32 DSGVO.
2. Die TOM dürfen dem technischen Fortschritt entsprechend weiterentwickelt werden, sofern das vertraglich vereinbarte Schutzniveau insgesamt nicht unterschritten wird.
3. Produktspezifische Ergänzungen oder Abweichungen werden in der jeweiligen Produktanlage dokumentiert.

7. Unterstützung bei Betroffenenrechten

OZID.it unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von Anträgen nach Kapitel III DSGVO. Erhält OZID.it einen Antrag, der erkennbar Auftragsdaten des Kunden betrifft, leitet OZID.it ihn grundsätzlich an den Kunden weiter und beantwortet ihn nicht eigenständig, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht.

8. Datenschutzverletzungen und weitere Unterstützung

1. OZID.it informiert den Verantwortlichen unverzüglich, nachdem OZID.it eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten bekannt geworden ist.
2. Die Mitteilung enthält, soweit verfügbar, die zur Erfüllung der Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO erforderlichen Informationen; fehlende Informationen können schrittweise nachgereicht werden.
3. OZID.it unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere Sicherheitsbewertung, Meldung von Datenschutzverletzungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen.

9. Unterauftragsverarbeiter

1. Der Kunde erteilt OZID.it eine allgemeine schriftliche Genehmigung zum Einsatz der in der jeweils einbezogenen Unterauftragsverarbeiterliste bezeichneten weiteren Auftragsverarbeiter.
2. OZID.it informiert den Kunden über beabsichtigte Hinzufügungen oder Ersetzungen rechtzeitig vor deren Einsatz über den vereinbarten elektronischen Kommunikationsweg. Die Mitteilung erfolgt mit angemessenem Vorlauf vor dem geplanten Einsatz.
3. Der Kunde kann innerhalb der mitgeteilten Frist aus objektiv nachvollziehbaren datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Die Parteien bemühen sich um eine angemessene Lösung. Ist eine zumutbare Alternative nicht verfügbar und ist der Einsatz für die Leistung erforderlich, ist eine produktspezifische Beendigungsmöglichkeit vorzusehen; konkrete Rechtsfolge anwaltlich prüfen.
4. Zum bestätigten Infrastrukturstand gehört ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich als Hostingdienstleister und Betreiber des zentralen OZID.it-Standard-Mailversands, soweit im Rahmen der jeweiligen Auftragsverarbeitung Auftragsdaten über diese Infrastruktur verarbeitet werden. Details ergeben sich aus der aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste. Bei aktivem kundeneigenem SMTP erfolgt der dafür vorgesehene Versand grundsätzlich über die vom Kunden konfigurierte Mailinfrastruktur.
5. OZID.it verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu Datenschutzpflichten, die den einschlägigen Pflichten dieses AVV im Wesentlichen entsprechen, und bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung der Pflichten des weiteren Auftragsverarbeiters nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO verantwortlich.

10. Drittlandtransfers

1. Eine Übermittlung von Auftragsdaten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nur auf dokumentierte Weisung oder soweit zur vertragsgemäßen Leistung unter Beachtung von Kapitel V DSGVO vorgesehen.
2. Rechtsgrundlage, Land und betroffene Unterauftragsverarbeiter sind in der Unterauftragsverarbeiterliste bzw. Produktanlage auszuweisen. Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen eingesetzt.
3. Nicht verifizierte Drittlandtransfers dürfen in den Anlagen nicht als gegeben behauptet werden.

11. Nachweise und Audits

1. OZID.it stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nachzuweisen, insbesondere diesen AVV, TOM, Unterauftragsverarbeiterinformationen sowie verfügbare geeignete Prüf-/Nachweisdokumente.
2. Der Kunde darf erforderliche Kontrollen selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen. Audits sind grundsätzlich mit angemessenem Vorlauf, während üblicher Geschäftszeiten und unter Schutz von Betriebsgeheimnissen, Sicherheit und Daten anderer Mandanten durchzuführen.
3. Soweit gleichwertige Nachweise eine Vor-Ort-Prüfung ausreichend ersetzen, sollen diese vorrangig genutzt werden. Gesetzliche Aufsichtsrechte bleiben unberührt.
4. Außergewöhnlicher, vom Kunden veranlasster Prüfaufwand kann angemessen vergütet werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist und die Prüfung nicht durch einen von OZID.it zu vertretenden Verstoß erforderlich wurde.

12. Rückgabe und Löschung

1. Nach Abschluss der Auftragsverarbeitung löscht oder gibt OZID.it nach Wahl des Verantwortlichen die Auftragsdaten zurück und löscht vorhandene Kopien, soweit keine unions- oder mitgliedstaatliche Pflicht zur Speicherung besteht.
2. Technische Sicherungskopien können bis zum Ablauf regulärer Backup-Zyklen fortbestehen, sofern sie gesperrt, nicht produktiv genutzt und anschließend überschrieben/gelöscht werden. Backup- und Löschzyklen richten sich nach der jeweils eingesetzten Infrastruktur und produktbezogenen Konfiguration.
3. Eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Nachweisdaten, die OZID.it als Verantwortlicher verarbeitet, fallen nicht unter diese Löschweisung.

13. Verantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist für Zulässigkeit, Rechtsgrundlage, Transparenz, Datenminimierung, Betroffeneninformationen und seine Weisungen verantwortlich. Er stellt sicher, dass die Nutzung der gebuchten Funktionen für seine Zwecke datenschutzrechtlich zulässig ist.

14. Rangfolge und Änderungen

Bei Widersprüchen gehen dieser AVV und seine Datenschutzanlagen hinsichtlich der Auftragsverarbeitung den AGB vor. Änderungen des AVV, die Pflichten nach Art. 28 DSGVO materiell verändern, bedürfen einer wirksamen Vereinbarung; eine bloße einseitige Änderungsklausel wird nicht vorgesehen.

Produktanlagen

Produktanlage zum Rahmen-AVV – BIZIVO

Version 1.2 – 19.09.2026 – Plattform-/Identity-Architektur ergänzt

1. Produkt

BIZIVO – Ein Service von OZID.it. Mandantenfähige Unternehmenssoftware und zentrale kaufmännische Plattform des OZID.it-SaaS-Ökosystems.

2. Rollenabgrenzung

1. OZID.it verarbeitet eigene Interessenten-, Kunden-, Vertrags-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitsdaten in BIZIVO für eigene Geschäftszwecke als Verantwortlicher. Diese Verarbeitung ist nicht Gegenstand des AVV mit einem SaaS-Kunden.
2. Soweit ein fremder BIZIVO-Mandant Daten seiner eigenen Kunden, Beschäftigten, Ansprechpartner oder sonstiger Personen in seinem Mandanten verarbeitet und OZID.it diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung von BIZIVO nach Weisung verarbeitet, ist der Mandant Verantwortlicher und OZID.it Auftragsverarbeiter.
3. Zentrale SaaS-Gebühren von OZID.it an den SaaS-Kunden sind von operativen Rechnungen des SaaS-Kunden an dessen Endkunden zu unterscheiden.

3. Zweck der Auftragsverarbeitung

Bereitstellung einer mandantenfähigen Unternehmenssoftware zur Verwaltung der vom Kunden eingebrachten Geschäfts-, Kontakt-, Vertrags-, Angebots-, Rechnungs-, Aufgaben-, Dokumenten-, Benutzer- und Protokolldaten sowie technisch erforderlicher Sicherungs-, Support- und Administrationsvorgänge.

4. Datenkategorien

Je nach Nutzung insbesondere: Stammdaten von Unternehmen und natürlichen Personen; Namen; Anschriften; E-Mail-Adressen; Telefonnummern; Ansprechpartnerdaten; Angebots-, Vertrags- und Rechnungsdaten; Zahlungs-/Forderungsinformationen, soweit vom Kunden genutzt; Aufgaben und Kommunikation; Dokumente und Metadaten; Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsdaten; technische Protokoll-, Geräte-, IP- und Sicherheitsdaten.

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind kein regulärer BIZIVO-Standardzweck. Eine Verarbeitung solcher Daten darf nur erfolgen, wenn eine konkrete Funktion dies vorsieht, die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und erforderlichenfalls eine gesonderte Produkt-/Datenschutzregelung besteht.

5. Betroffene Personen

Endkunden und Interessenten des Mandanten; Ansprechpartner bei Geschäftspartnern; Beschäftigte/Nutzer des Mandanten; Lieferanten-/Dienstleisterkontakte; sonstige Personen, deren Daten der Mandant im Rahmen der vorgesehenen Funktionen rechtmäßig verarbeitet.

6. Typische Verarbeitungsvorgänge

Erheben durch Eingabe/Import; Speichern; Strukturieren; Anzeigen; Ändern; Suchen; Verknüpfen; Erstellen von Angeboten/Rechnungen/Dokumenten; Exportieren; Berechtigungsverwaltung; Protokollierung; Sicherung/Wiederherstellung; Supportzugriffe auf dokumentierte Weisung bzw. im erforderlichen Rahmen der Vertragserfüllung.

7. Speicher- und Verarbeitungsorte

Hosting bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Deutschland. Nach den veröffentlichten Anbieterinformationen werden die Hostingdaten auf Servern in Deutschland verarbeitet. Drittlandverarbeitungen durch weitere Dienste nur nach Kapitel V DSGVO und gemäß Unterauftragsverarbeiterliste.

8. Aufbewahrung und Löschung

Produktive Mandantendaten grundsätzlich für die Vertragsdauer bzw. bis zur Löschung durch den berechtigten Mandanten im Rahmen der Produktfunktion. Nach Vertragsende Rückgabe/Löschung gemäß Rahmen-AVV. Konkrete Karenzfrist, Backup-Zyklus und technisch unvermeidbare Restlaufzeit in Sicherungen: zu verifizieren und vor Veröffentlichung einzutragen.

9. Relevante Unterauftragsverarbeiter

Siehe zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. Für Hosting und den zentralen OZID.it-Standard-Mailversand wird ALL-INKL.COM eingesetzt. Soweit BIZIVO oder ein angebundener Fach-SaaS die Nutzung eines kundeneigenen SMTP-Zugangs vorsieht und dieser aktiviert ist, erfolgt der hierfür vorgesehene Versand grundsätzlich über die vom Kunden konfigurierte Mailinfrastruktur.

10. Produktspezifische TOM

• Serverseitige Mandantentrennung und Tenant-Autorisierung: technisch zu verifizieren.
• Rollen-/Rechtekonzept: vorhanden/geplant; konkrete Matrix zu verifizieren.
• Authentifizierung, 2FA, Brute-Force- und Session-Schutz: konkreten Produktionsstand verifizieren.
• Revisionsfähiger Nachweis von Vertragsannahmen (AGB-/AVV-/TOM-/Produktanlagenversion, Kunde, Produkt, Zeit, akzeptierende Person, E-Mail, Abschlussart): vorgesehen; technische Unveränderbarkeit/Audit-Log-Mechanik zu verifizieren.
• Schutz von Rechnungs-/Dokumentdaten, Exporten und Support-Aufschaltung: technisch/organisatorisch zu verifizieren.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – Zeitivo

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

Zeitivo

2. Zweck der Verarbeitung

Digitale Arbeitszeiterfassung und zugehörige Personal-/Abwesenheitsprozesse.

3. Datenkategorien

• Stamm- und Identifikationsdaten von Beschäftigten
• Arbeitszeit-, Pausen- und Buchungsdaten
• Urlaubs-/Abwesenheitsdaten
• Kilometer-/Fahrzeitdaten, soweit genutzt
• Standort-/Terminal- und Gerätezuordnungen
• Benutzer-, Rollen- und Protokolldaten

4. Betroffene Personen

• Beschäftigte/Mitarbeiter des Kunden
• Benutzer/Administratoren
• ggf. weitere vom Kunden angelegte Personen

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Erfassen, Speichern, Auswerten und Korrigieren von Arbeitszeiten; Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung; Terminal-/PIN-Nutzung; standortbezogene Zuordnung; Nachweis- und Auditprotokollierung.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht als allgemeiner Zweck vorgesehen. Krankheits-/AU-Funktionen können jedoch gesundheitsbezogene Informationen berühren; konkrete Datenfelder, Rechtsgrundlage, Zugriffsbeschränkung und Löschkonzept sind technisch und rechtlich vor Produktivbetrieb zu verifizieren.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – FuhrPilot

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

FuhrPilot

2. Zweck der Verarbeitung

Digitale Fuhrparkverwaltung.

3. Datenkategorien

• Fahrzeug- und Vertragsdaten
• Fahrer-/Benutzerstammdaten
• Termin-, Wartungs- und Fristdaten
• Kosten- und Tankkartendaten, soweit genutzt
• Schadens- und Dokumentationsdaten
• Benutzer-, Rollen- und Protokolldaten

4. Betroffene Personen

• Fahrer/Beschäftigte
• Benutzer/Administratoren
• Ansprechpartner von Dienstleistern, soweit angelegt

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Verwaltung von Fahrzeugen und Fahrern; Wartungs- und Terminüberwachung; Kosten-/Dokumentenverwaltung; Auswertungen und Nachweise.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

Keine operative Endkunden-Rechnungsstellung vorgesehen. Standort-/Telematikdaten nur aufnehmen, wenn tatsächlich implementiert; derzeit technisch zu verifizieren.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – Auftravio

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

Auftravio

2. Zweck der Verarbeitung

Auftrags-, Service-, Außendienst- und Einsatzmanagement.

3. Datenkategorien

• Kunden- und Ansprechpartnerdaten
• Auftrags-, Angebots- und Termindaten
• Mitarbeiter-/Teamzuordnungen
• Einsatz-, Dokument- und Statusdaten
• ggf. Fahrzeug-/Ressourcenzuordnungen
• Benutzer-, Rollen- und Protokolldaten

4. Betroffene Personen

• Kunden/Endkunden des SaaS-Kunden
• Ansprechpartner
• Beschäftigte/Teams
• Benutzer/Administratoren

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Planung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufträgen; Kunden- und Terminverwaltung; Einsatzkoordination; Dokumentation und Auswertung.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

Soweit operative Rechnungen an Endkunden über einen eigenen BIZIVO-Mandanten des SaaS-Kunden erzeugt werden, bleibt der SaaS-Kunde Rechnungsaussteller und Verantwortlicher für dieses Rechtsverhältnis; die OZID.it-SaaS-Gebühr ist hiervon getrennt.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – AnlagenKlar

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

AnlagenKlar

2. Zweck der Verarbeitung

Digitale Anlagen-, Wartungs- und Nachweisverwaltung.

3. Datenkategorien

• Anlagen-/Objektstammdaten
• Kunden-/Ansprechpartnerdaten
• Wartungs-, Prüf- und Termindaten
• Dokumente und Nachweise
• QR-/Zugriffs- und Protokolldaten
• Benutzer- und Rollendaten

4. Betroffene Personen

• Beschäftigte/Benutzer des Kunden
• Kunden/Ansprechpartner des SaaS-Kunden
• Techniker/Dienstleister, soweit angelegt

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Anlagen- und Objektverwaltung; Wartungs-/Fristenmanagement; QR-gestützter Zugriff; Dokumentation, Nachweise und Auswertungen.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

Keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten als regulärer Verarbeitungszweck vorgesehen.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – VORSIVO

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

VORSIVO

2. Zweck der Verarbeitung

Unterweisungen, Qualifikationen, Betriebsanweisungen sowie Notfall-/Krisen- und Nachweismanagement.

3. Datenkategorien

• Mitarbeiter-/Benutzerstammdaten
• Unterweisungs- und Bestätigungsnachweise
• Qualifikations-/Befähigungsdaten
• Fristen und Erinnerungen
• Betriebsanweisungen und Dokumente
• Notfall-/Krisenrollen und Protokolldaten

4. Betroffene Personen

• Beschäftigte
• externe Fachkräfte, soweit vom Kunden angelegt
• Benutzer/Administratoren

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Zuweisung, Versionierung und Bestätigung von Unterweisungen; Verwaltung von Qualifikationen/Befähigungen; Fristen/Erinnerungen; Betriebsanweisungen; Nachweise; Notfall-/Krisenmanagement.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

Gesundheitsdaten oder sonstige besondere Kategorien sind nicht als regulärer Verarbeitungszweck vorgesehen. Falls der Kunde solche Daten in Freitexten/Dokumenten verarbeitet, ist dies nur im Rahmen seiner Weisung und Verantwortung zulässig; erforderliche Schutzmaßnahmen sind produktspezifisch zu verifizieren.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – GongPilot

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

GongPilot

2. Zweck der Verarbeitung

Zentrale Zeit- und Signalsteuerung für Standorte, Zonen, Geräte und Pläne.

3. Datenkategorien

• Benutzer-/Administratordaten
• Standort-, Zonen-, Geräte- und Plandaten
• Alarm-/Ereignis- und Protokolldaten
• Support-/Konfigurationsdaten

4. Betroffene Personen

• Benutzer/Administratoren des Kunden
• ggf. in Protokollen erfasste handelnde Personen

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Verwaltung von Standorten, Zonen, Geräten und Signalplänen; Alarm-/Ereignissteuerung; Cloud-Konfiguration und Protokollierung.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

GongPilot bleibt eigenständig und ist nicht an BIZIVO Identity/SSO gekoppelt. Keine operative Endkunden-Rechnungsstellung. Lokale/offline fortlaufende Funktionen sind von zentralen Cloud-Funktionen zu unterscheiden.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – HOMNIVO

Version 1.0 – Stand 20.09.2026

1. Produkt

HOMNIVO

2. Zweck der Verarbeitung

Digitale Immobilienverwaltung und Mieterportal.

3. Datenkategorien

• Vermieter-/Benutzerstammdaten
• Mieter-/Interessenten- und Kontaktdaten
• Objekt-, Einheiten- und Vertragsdaten
• Dokumente und Kommunikation
• Abrechnungs-/Zahlungsinformationen, soweit genutzt
• Portal- und Protokolldaten

4. Betroffene Personen

• Vermieter/Verwalter und deren Beschäftigte
• Mieter/Interessenten
• Ansprechpartner/Dienstleister, soweit angelegt

5. Typische Verarbeitungsvorgänge

Immobilien-, Einheiten- und Mieterverwaltung; Dokumenten-/Kommunikationsprozesse; Mieterportal; Nachweis- und Protokollfunktionen.

6. Speicher-/Verarbeitungsorte

Primär Deutschland/EU im Rahmen der bestätigten Hosting-Infrastruktur bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Abweichende oder zusätzliche Dienste sind anhand der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zu prüfen.

7. Aufbewahrung und Löschung

Nach Weisung des Kunden, den vereinbarten Produktfunktionen und dem zentralen Lösch-/Exportkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt. Konkrete automatische Fristen sind produktspezifisch technisch zu verifizieren.

8. Unterauftragsverarbeiter

Maßgeblich ist die jeweils wirksam einbezogene zentrale Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM ist für Hosting und – soweit kein eigener Kunden-SMTP aktiv ist – für den zentralen Standard-Mailversand relevant.

9. Produktspezifische TOM/Besonderheiten

HOMNIVO bleibt eigenständig und ist nicht an BIZIVO Identity/SSO gekoppelt. Eigener Mandanten-SMTP kann genutzt werden; ohne aktivierten eigenen SMTP erfolgt der Versand über den zentralen OZID.it-Standard-Maildienst bei ALL-INKL.

Produktanlage zum Rahmen-AVV – Individualprojekte, Digitalisierung & Automatisierung

1. Anwendungsbereich

Diese Anlage gilt, wenn OZID.it im Rahmen eines individuellen Web-, Software-, Digitalisierungs-, Automatisierungs-, Schnittstellen-, Beratungs- oder Supportprojekts personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet. Sie gilt nur, soweit im konkreten Projekt tatsächlich eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegt.

2. Typische Einsatzbereiche

Erfasst sein können insbesondere digitale Arbeitsabläufe in Kfz-Werkstätten, Lackier- und Karosseriebetrieben einschließlich Unfallgeschäft, Versicherungs- und Flottenprozessen, Handwerksbetrieben, Gastronomie, Einzelhandel, Friseur- und Barbershops, Physiotherapie- oder Tierarztpraxen sowie sonstigen Dienstleistungs- und Gewerbebetrieben. Die Nennung begründet keinen pauschalen Leistungs- oder Zulässigkeitsumfang; maßgeblich ist der jeweilige Einzelauftrag.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Je nach Projekt insbesondere Bereitstellung, Entwicklung, Anpassung, Hosting, Wartung, Support, Fehleranalyse, Import/Export, Schnittstellenbetrieb, Workflow-Automatisierung, Formular- und Dokumentationsprozesse sowie technische Administration. OZID.it verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke und nach dokumentierter Weisung.

4. Mögliche Datenarten

Je nach Projekt können Stammdaten, Kontaktdaten, Kunden- und Interessentendaten, Beschäftigtendaten, Termin- und Auftragsdaten, Fahrzeug- und Schadendaten, Foto- und Dokumentationsdaten, Kommunikationsdaten, Leistungs- und Abrechnungsbezüge, technische Protokoll- und Nutzungsdaten sowie sonstige im Einzelauftrag definierte Daten verarbeitet werden.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind nur dann erfasst, wenn dies im Einzelauftrag ausdrücklich vorgesehen ist. Dies kann insbesondere bei Lösungen für Physiotherapie-, Gesundheits- oder vergleichbare Praxisprozesse relevant sein. Der Verantwortliche legt Zweck, Rechtsgrundlage, betroffene Personengruppen, erforderlichen Datenumfang, Zugriffsmodell und Löschkonzept fest. OZID.it darf solche Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.

6. Kategorien betroffener Personen

Je nach Projekt insbesondere Kunden, Interessenten, Beschäftigte, Ansprechpartner, Lieferanten, Fahrer/Fahrzeugnutzer, Geschädigte, Versicherungs- oder Flottenkontakte, Patienten bzw. Tierhalter sowie sonstige Personen, deren Daten der Kunde im Rahmen des vereinbarten Prozesses verarbeitet.

7. Drittsysteme und Schnittstellen

Soweit vorhandene ERP-, DMS-, Werkstatt-, Praxis-, Termin-, Kommunikations-, Versicherungs-, Flotten- oder sonstige Drittsysteme angebunden werden, werden Anbieter, Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und etwaige weitere Auftragsverarbeiter vor produktivem Einsatz projektspezifisch dokumentiert. Zugangsdaten und API-Schlüssel sind nach dem Need-to-know-Prinzip zu behandeln.

8. Speicherort und Unterauftragsverarbeiter

Für von OZID.it selbst gehostete Projektbestandteile gilt die jeweils wirksam einbezogene Unterauftragsverarbeiterliste. ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich ist für die bestätigte OZID.it-Hostinginfrastruktur und den zentralen Standard-Mailversand vorgesehen. Weitere oder abweichende Dienste werden nur nach tatsächlichem Einsatz in der projektbezogenen Dokumentation ergänzt.

9. Löschung, Rückgabe und Projektende

Auftragsdaten werden nach Abschluss bzw. Ende der Auftragsverarbeitung nach Weisung zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Konkrete Exportformate, Übergabefristen, Backup-Restlaufzeiten und projektspezifische Löschfristen sind vor Produktivbetrieb festzulegen.

10. Produktspezifische TOM und Freigabe vor Produktivbetrieb